冠县人民政府办公室
关于加强冠县政府视频会议系统管理的通知

冠政办发〔2016〕96号

县经济开发区管委会，各乡镇人民政府、街道办事处，县直各部门：

冠县政府视频会议系统已建成使用，为加强视频会议系统管理，明确责任分工，规范会议流程，充分发挥作用，确保规范、高效、安全运行，经县政府研究，现就有关事项通知如下：

一、政府视频会议系统范围

政府视频会议是指上级和全县各级各部门使用冠县政府视频会议系统（以下简称视频会议系统）召开的会议。视频会议系统由视频会议主会场（冠州宾馆贵宾楼四楼会议室）、3个近端会场（县政府办公楼二楼会议室、冠州宾馆贵宾楼三楼中会议室和大礼堂）和38个远端分会场（县经济开发区、乡镇和街道各2个）通过网络专线组成，可实时提供语言、声音、图像和数据传输，能够满足各类会议、远程培训、应急指挥工作需求。

二、明确分工

视频会议系统采取政府购买服务方式，中国移动通信集团山东有限公司冠县分公司（以下简称县移动公司）为提供服务单位，提供系统设备，负责技术保障和运行维护，安排专人驻场服务，进行专业技术培训。县政府办公室为系统主管单位，负责统筹管理使用，具体负责县政府办公楼二楼视频会议系统的管理和使用。县经济开发区、各乡镇（街道）和冠州宾馆为责任单位，具体负责本单位视频会议系统的管理和使用。

（一）专人负责。县经济开发区、各乡镇（街道）和冠州宾馆要明确2-3名责任心强、具备一定会议设备管理基础的人员负责设备的管理和使用，管理人员如有变动，要及时向县政府办公室报告，以便对其进行技术培训。视频会议系统管理人员要熟悉并掌握视频会议系统的各项操作规程。县移动公司要加强视频会议系统技术培训，每半年至少组织1次交流培训，确保熟练操作，及时解决问题。

（二）定期检查。县移动公司技术人员和各会场管理人员要定期对视频会议系统进行检查。如发现设备、线路及软件等出现故障，要第一时间向县移动公司报告，以便及时进行设备维修、软件调试及故障排除。非视频会议系统操作人员，不得擅自操作有关设备。

三、规范程序

（一）严格申请报备。视频会议系统使用由县政府办公室统筹安排，实行书面申请报备制度。申请召开视频会议应遵循“上级会议优先安排，本级会议先申请先安排”的原则。如与已安排的视频会议时间或地点冲突时，由视频会议承办单位协调解决。上级党委、人大、政府、政协和部门通过视频会议系统召开的会议，由我县承办单位将书面通知送县政府办公室值班接待科报备。县级党委、人大、政府、政协通过视频会议系统召开的会议，由我县承办单位将会议筹备方案送县政府办公室值班接待科报备。县直部门通过视频会议系统召开的会议，由承办单位填写《视频会议系统使用申请报告单》（加盖单位公章），报县政府办公室值班接待科，经办公室主任审核同意后方可使用。会议承办单位应于会议召开前1-2天申请，紧急会议视情况确定。承办单位在下发会议通知时，应注明使用视频会议系统、涉及单位分会场及提前调试时间。县政府办公室值班接待科接到承办单位报备后，通知县移动公司安排调试及驻场服务工作。

（二）及时处理故障。县经济开发区、各乡镇（街道）和冠州宾馆接到视频会议通知后，应按照通知确定的调试时间参加设备调试。会议召开前半小时所有分会场必须按时接通信号，进入会议状态。会议召开前一小时及会议期间，驻场服务人员和分会场管理人员必须全程值守，不得擅自脱岗，全程监控会议图像和声音，出现问题要迅速协调解决，随时与主会场保持联系，严禁违规操作。各分会场在设备调试过程中如出现设备故障，应及时告知会议承办单位，并通知县移动公司技术人员进行排查，并在会后详细记录故障情况及处理措施，向县移动公司提交故障处理报告以供分析总结。凡会议召开前10分钟不能按时接通信号的，参会人员应迅速前往邻近单位分会场参加会议。

（三）加强会场管理。各分会场要严格会议纪律，参会人员要按时参会，靠前集中就座，会中不得交头接耳、随意走动、接打电话。视频会议系统模式一律采用主席控制模式，各分会场显示图像为当前发言者会场图像，主会场可对各分会场图像进行浏览、点名发言等特殊操作，分会场应严格遵守会议议程，不得随意挂断会议或呼叫其他会场。会议期间，严禁将未经测试的麦克风接入视频会议系统。除正在发言会场外，其他分会场均要关闭话筒及禁止播放其它与会议无关的声源。分会场需要发言时才可及时开启话筒，发言完毕后应及时关闭。会议期间，应随时关注摄像头位置，严禁随意调整摄像头，防止偏转、移动，不得随意播放与会议无关的音视频信息。会议结束后，首先由主会场技术保障单位断开整个视频会议系统，各分会场确认系统断开后，方可关闭本会场相关设备。

四、责任追究

要按照正确的操作规程连接视频会议系统设备，严禁随意拔插视频会议设备连接线缆，严禁带电拔插摄像机和视频终端连线，禁止随意拆装设备，禁止无关人员接触设备。视频会议系统设备要专用于经允许召开的视频会议，禁止联入互联网，禁止安装与视频会议系统无关的其他软件。未经允许，禁止私自更换视频会议设备。设备配置和系统参数不得随意变更;确需调整设备配置、变更系统参数或更换会场的，要及时报县移动公司同意后，方可调整、变更和更换，并保证与现有系统互联互通。

视频会议系统设备是会议专用设备，不得随意移动、不得挪作他用、不得对外出租出借，否则，一经发现，全县通报批评，并按情节轻重追究相关人员的责任。对因失火、漏雨、进水、失窃等原因造成设备丢失、损坏的，由设备所在单位自行承担损失，并按标准更换设备。未经县政府同意，视频会议系统不得向下级节点延伸。

附件：冠县政府视频会议系统使用申请表

冠县人民政府办公室

2016年12月23日

附件：

冠县政府视频会议系统使用申请表

申请（承办）单位：                                                                                                                                                                年     月    日

注：本表需提交县办公室审核